Kadang urusannya sederhana, tapi suratnya harus rapi. Anda diminta membuat undangan rapat, surat permohonan, atau edaran internal, lalu baru sadar satu hal: formatnya tidak boleh asal. Di sinilah contoh surat resmi membantu, bukan cuma sebagai “contoh”, tetapi sebagai pegangan supaya isi surat jelas, sopan, dan sah dipakai di lingkungan sekolah, kantor, organisasi, sampai RT/RW.
Table of Contents
TL;DR (Ringkas):
Contoh surat resmi yang “aman” biasanya punya struktur lengkap: identitas pengirim (kop atau nama instansi), tanggal, nomor, perihal, alamat tujuan, isi yang ringkas, penutup, dan tanda tangan. Untuk menghindari salah ejaan dan kesan tidak profesional, gunakan pedoman ejaan terbaru dari Keputusan Kepala Badan tentang EYD Edisi V.
Apa itu surat resmi dan kapan dipakai?
Surat resmi adalah surat yang dipakai untuk kepentingan formal, biasanya melibatkan lembaga, instansi, organisasi, atau kepanitiaan. Praktiknya luas: undangan rapat sekolah, permohonan izin tempat ke kelurahan, surat tugas panitia, sampai edaran jam kerja internal.
Menariknya, meski komunikasi digital makin umum, surat resmi tetap “hidup”. Dalam sebuah kajian tentang bahasa Indonesia di administrasi perkantoran, disebutkan surat menyurat masih dominan di dunia usaha dan industri, dengan temuan 92,9% responden pada studi yang dirujuk penulisnya menyatakan penggunaan bahasa Indonesia intensif dalam konteks tersebut. Ini salah satu alasan kenapa format surat resmi masih dicari dan dipakai untuk arsip, audit, dan keputusan formal.
Struktur surat resmi yang benar (wajib ada)
Bagian ini sering jadi penentu apakah surat Anda terlihat profesional atau “seadanya”. Banyak contoh surat resmi di Indonesia memakai pola yang sama. Bedanya hanya pada detail instansi.
Berikut struktur inti yang paling aman dipakai.
| Bagian | Fungsi dan catatan singkat |
|---|---|
| Kop surat atau identitas instansi | Nama instansi, alamat, kontak. Jika tanpa kop, tulis identitas instansi di bagian atas secara rapi. |
| Tanggal surat | Tanggal dibuatnya surat. Gunakan format yang konsisten. |
| Nomor surat | Identifikasi arsip. Jika organisasi Anda tidak punya sistem, pakai format sederhana yang konsisten. |
| Lampiran | Ditulis bila ada dokumen pendukung. Jika tidak ada, boleh dikosongkan atau dihilangkan sesuai kebiasaan instansi. |
| Perihal | Inti topik surat, singkat. Contoh: “Undangan Rapat Koordinasi”. |
| Alamat tujuan | Nama penerima, jabatan, instansi, alamat (bila perlu). |
| Salam pembuka | Umum: “Dengan hormat,”. Bisa disesuaikan konteks instansi. |
| Isi surat | Idealnya 2 sampai 3 paragraf: pembuka, inti, penutup. |
| Salam penutup | Contoh: “Demikian disampaikan, atas perhatiannya diucapkan terima kasih.” |
| Tanda tangan dan nama jelas | Sertakan jabatan penandatangan. |
| Tembusan (opsional) | Dipakai bila ada pihak lain yang perlu mengetahui. |
Kalau Anda ingin cepat mengecek “apakah surat ini sudah lengkap”, lihat tiga titik rawan: perihal kosong, alamat tujuan tidak jelas, dan isi surat terlalu panjang tanpa poin tindakan. Itu yang paling sering membuat surat terlihat kurang rapi, bahkan sebelum dibaca isinya.
Aturan bahasa dan ejaan yang bikin surat terlihat profesional
Surat resmi dinilai bukan hanya dari isi, tapi juga cara menulisnya. Pilihan kata yang rapi dan ejaan yang konsisten membuat surat lebih mudah dipahami, lebih mudah diarsipkan, dan mengurangi risiko salah tafsir.
Pegangan utama yang paling aman saat ini adalah EYD Edisi V yang ditetapkan melalui keputusan resmi dan berlaku untuk instansi pemerintah, swasta, dan masyarakat.
Hal yang paling sering “mengganggu” pembaca surat resmi:
- Kapitalisasi berantakan (nama orang dan nama instansi harus konsisten).
- Kalimat terlalu panjang, banyak anak kalimat, ujungnya kabur.
- Singkatan dipakai berlebihan tanpa penjelasan pada penyebutan pertama.
- Campur gaya chat ke surat resmi (misalnya “btw”, “pls”, atau gaya terlalu santai).
Contoh perbaikan cepat:
- Kurang rapi: “Sehubungan dengan rapat koordinasi yang akan dilaksanakan maka dimohon kehadirannya.”
- Lebih rapi: “Sehubungan dengan rapat koordinasi, kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir sesuai jadwal berikut.”
Kalimat kedua lebih pendek, lebih tegas, dan pembaca langsung paham apa yang diminta.
Cara menulis surat resmi cepat: urutan kerja dan checklist final
Kalau Anda sedang buru-buru, urutan ini biasanya paling efisien.
- Tentukan jenis surat: undangan, permohonan, pemberitahuan, edaran, atau tugas.
- Tetapkan penerima: siapa yang dituju dan jabatan resminya.
- Isi bagian header: tanggal, nomor (jika ada), perihal, alamat tujuan.
- Tulis isi 2 sampai 3 paragraf:
- Paragraf 1: konteks singkat.
- Paragraf 2: inti informasi atau permintaan.
- Paragraf 3: penutup dan harapan tindak lanjut.
- Lengkapi penandatangan: jabatan, nama jelas, bila perlu cap instansi.
- Cek ejaan dan konsistensi format sesuai pedoman.
Checklist 60 detik sebelum dikirim:
- Perihal sudah spesifik, tidak terlalu umum.
- Nama penerima dan jabatan benar.
- Tanggal dan waktu (jika ada) tidak menimbulkan tafsir ganda.
- Isi surat punya “aksi” yang jelas: hadir, menyetujui, mengirim berkas, dan seterusnya.
- Lampiran benar-benar ada jika ditulis “Lampiran”.
- Tanda tangan dan nama jelas lengkap.
Jika Anda ingin hemat waktu, salin salah satu template di bawah, lalu sesuaikan datanya.
7 contoh surat resmi (template siap salin)
Di bawah ini contoh surat resmi yang paling sering dipakai. Format dibuat ringkas supaya nyaman dibaca di ponsel, tetapi tetap formal.
1) Contoh surat resmi undangan rapat sekolah
(Kop Sekolah)
Nomor: 012/UND/SMAN-__/II/2026
Lampiran: –
Perihal: Undangan Rapat Orang Tua/Wali
Yth. Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Siswa
di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan evaluasi pembelajaran semester berjalan, kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri rapat orang tua/wali.
Hari/Tanggal: Sabtu, 24 Februari 2026
Waktu: 09.00 WIB s.d. selesai
Tempat: Aula Sekolah
Agenda: Evaluasi dan koordinasi program kelas
Demikian disampaikan. Atas perhatian dan kehadirannya, kami ucapkan terima kasih.
Kepala Sekolah,
(tanda tangan)
Nama Terang
2) Contoh surat resmi pemberitahuan kegiatan OSIS/komunitas
(Kop Organisasi)
Nomor: 07/PB/OSIS/II/2026
Perihal: Pemberitahuan Kegiatan Bakti Sosial
Yth. Bapak/Ibu Guru dan Siswa
di Tempat
Dengan hormat,
OSIS akan melaksanakan kegiatan bakti sosial pada Minggu, 25 Februari 2026. Sehubungan dengan itu, kami menginformasikan penggalangan donasi berupa buku layak pakai dan kebutuhan pokok.
Pengumpulan: 15–22 Februari 2026
Lokasi: Sekretariat OSIS
Demikian pemberitahuan ini disampaikan. Terima kasih atas dukungannya.
Ketua OSIS,
(tanda tangan)
Nama Terang
3) Contoh surat resmi permohonan izin penggunaan tempat (RT/RW)
(Nama Panitia/Komunitas)
Nomor: 03/PMH/Panitia/II/2026
Perihal: Permohonan Izin Penggunaan Balai Warga
Yth. Ketua RW ___
di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan rencana kegiatan sosialisasi warga, kami bermaksud memohon izin penggunaan Balai Warga pada:
Hari/Tanggal: Jumat, 23 Februari 2026
Waktu: 19.30 WIB
Kegiatan: Sosialisasi keamanan lingkungan
Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas izin dan kerja sama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Ketua Panitia,
(tanda tangan)
Nama Terang
4) Contoh surat resmi permintaan data/informasi ke mitra
(Kop Perusahaan/Instansi)
Nomor: 015/REQ/Div-__/II/2026
Perihal: Permintaan Data Pendukung
Yth. Pimpinan (Nama Mitra)
Alamat
Dengan hormat,
Untuk keperluan penyusunan laporan kerja sama periode Januari–Februari 2026, kami mohon bantuan pengiriman data berikut: (1) rekap transaksi, (2) daftar kontak PIC, (3) dokumen pendukung lainnya.
Mohon data dapat dikirim paling lambat 26 Februari 2026 melalui email resmi perusahaan.
Demikian disampaikan. Terima kasih atas kerja sama yang baik.
Hormat kami,
(tanda tangan)
Nama Terang
Jabatan
5) Contoh surat resmi surat pengantar (sekolah/instansi)
(Kop Instansi)
Nomor: 021/SP/__/II/2026
Lampiran: 1 berkas
Perihal: Surat Pengantar
Yth. (Nama Instansi Tujuan)
Alamat
Dengan hormat,
Bersama ini kami sampaikan (jenis berkas) atas nama (nama) untuk diproses sesuai ketentuan.
Demikian surat pengantar ini dibuat untuk digunakan sebagaimana mestinya.
Hormat kami,
(tanda tangan)
Nama Terang
Jabatan
6) Contoh surat resmi surat edaran internal
(Kop Instansi)
Nomor: 05/EDR/__/II/2026
Perihal: Edaran Penyesuaian Jam Kerja
Yth. Seluruh Karyawan
di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan penyesuaian operasional, mulai 19 Februari 2026 jam kerja diberlakukan sebagai berikut:
- Senin–Kamis: 08.30–17.00
- Jumat: 08.30–17.30
Dimohon seluruh karyawan menyesuaikan kehadiran dan koordinasi dengan atasan langsung.
Demikian edaran ini disampaikan untuk dipatuhi.
Pimpinan,
(tanda tangan)
Nama Terang
7) Contoh surat resmi surat tugas singkat
(Kop Instansi)
Nomor: 09/ST/__/II/2026
Perihal: Surat Tugas
Yang bertanda tangan di bawah ini menugaskan:
Nama: (Nama)
Jabatan: (Jabatan)
Untuk melaksanakan: (kegiatan)
Waktu: (tanggal dan jam)
Tempat: (lokasi)
Demikian surat tugas ini dibuat untuk dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.
(Tempat), (Tanggal)
(tanda tangan)
Nama Terang
Jabatan
Kesalahan yang paling sering terjadi dan cara membenarkannya
- Perihal terlalu umum
Salah: “Undangan”
Benar: “Undangan Rapat Koordinasi Program Semester Genap” - Isi surat melebar, tidak ada tindakan jelas
Perbaiki dengan satu kalimat tegas: “Kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir…” - Ejaan dan format campur aduk
Kembalikan ke pedoman ejaan resmi, terutama kapitalisasi, tanda baca, dan penulisan unsur serapan sesuai EYD Edisi V. - Gaya bahasa terlalu santai
Ganti dengan ragam resmi. Anda tidak perlu kaku, cukup lugas dan sopan.
Tambahan catatan kecil yang sering dilupakan: penelitian yang membahas komunikasi tertulis di lingkungan kerja juga menyinggung bahwa kesalahan berbahasa dapat memicu kesalahpahaman. Di kajian tersebut, disebutkan 71,4% responden pada studi yang dirujuk menyatakan kesalahan berbahasa bisa menyebabkan kesalahpahaman. Angka ini bukan untuk menakut-nakuti, tetapi mengingatkan bahwa surat resmi memang perlu rapi.
Baca Juga : Harga vivo Y19s Terbaru Februari 2026 di Indonesia
FAQ tentang contoh surat resmi
1) Apa saja bagian surat resmi yang wajib ada?
Minimal ada identitas pengirim (kop atau nama instansi), tanggal, perihal, alamat tujuan, isi surat, penutup, serta tanda tangan dan nama jelas. Nomor surat sangat disarankan untuk kebutuhan arsip, terutama jika surat keluar masuk rutin. Lampiran dan tembusan sifatnya opsional, tergantung kebutuhan dan kebiasaan instansi.
2) Apakah surat resmi harus selalu memakai kop surat?
Tidak selalu. Jika Anda menulis atas nama organisasi kecil atau panitia, kop bisa diganti identitas instansi yang diketik rapi di bagian atas. Namun, untuk sekolah, kantor, dan lembaga formal, kop surat membantu validitas dan memudahkan kontak balik. Yang penting, identitas pengirim mudah dikenali dan konsisten.
3) Bagaimana cara menulis nomor surat jika organisasi belum punya sistem?
Pakai format sederhana yang konsisten, misalnya: nomor urut, kode kegiatan, bulan Romawi atau angka, dan tahun. Contoh: 03/PMH-PAN/II/2026. Konsistensi lebih penting daripada rumit. Jika organisasi berkembang, Anda bisa membakukan kode divisi dan jenis surat agar arsip lebih rapi.
4) Bolehkah menulis “Lampiran: -” jika tidak ada lampiran?
Boleh, dan sering dipakai di beberapa instansi. Namun ada juga yang memilih menghapus baris lampiran kalau kosong. Pilih salah satu, lalu konsisten. Jika surat Anda masuk lingkungan instansi yang punya kebiasaan tertentu, ikuti kebiasaan tersebut agar format Anda terlihat selaras.
5) Pedoman ejaan apa yang sebaiknya dipakai saat menulis surat resmi?
Gunakan pedoman ejaan resmi terbaru, yaitu EYD Edisi V yang ditetapkan melalui keputusan Badan Bahasa. Dengan mengacu pada pedoman ini, Anda lebih aman soal kapitalisasi, tanda baca, dan penulisan kata serapan. Ini juga membantu menjaga kesan profesional.
6) Apakah surat resmi masih relevan di era komunikasi serba digital?
Masih relevan. Salah satu laporan Survei Indeks Literasi Digital Indonesia menunjukkan banyak responden jarang atau bahkan tidak pernah menggunakan email. Di lapangan, surat resmi tetap dipakai sebagai dokumen yang mudah diarsipkan, dijadikan bukti, dan dipakai untuk kebutuhan formal yang membutuhkan jejak administrasi jelas.
